Le evidenze dello svolgimento di alcune attività sono normalmente disponibili attraverso la consultazione di registrazioni che attestano l’attuazione di quanto pianificato, in maniera conforme a quanto determinato dai requisiti legali, dai requisiti degli standard adottati nonché dai requisiti dei clienti.
In particolar modo, questi ultimi requisiti possono impattare in maniera significativa sulla mole e sulla qualità della documentazione necessaria/richiesta. Infatti, clienti che siano dotati di specifiche tecniche e/o “code of practice” (COP) particolarmente elevati per quanto riguarda il contenuto tecnico-normativo, possono richiedere documenti e registrazioni aggiuntivi rispetto alla normativa cogente.
Gli standard, le linee guida, i codici di buona pratica sono molteplici e quindi è necessario prendere in considerazione, chiaramente in prima battuta, i requisiti adottati dal sito e secondariamente i possibili eventuali sviluppi anche in ottica di implementazione/integrazione di altri standard e/o di miglioramento continuo.
Tra gli standard a cui il presente contributo fa riferimento, si citano le rispettive edizioni correnti di BRCGS, IFS, ISO 22000:2018, TESCO, M&S. È possibile affermare che alcuni requisiti siano comuni a tutti i siti, in considerazione sia della normativa cogente ma anche dei più diffusi standard di sicurezza alimentare.
Gestione documentale
In considerazione della veloce evoluzione normativa, sia cogente che volontaria, sarà necessario verificare di volta in volta l’adeguatezza e la conformità della documentazione e della modulistica predisposta, ricordando che in ogni caso, tutte le richieste e i requisiti documentali di cui sopra dovrebbero essere chiaramente definiti nel contratto di servizio.
Ciò premesso, è consigliabile predisporre documenti e moduli per le registrazioni che possano accogliere le richieste di più standard (quantomeno dei più diffusi), in modo da ottimizzare anche la gestione documentale e considerando che ogni revisione necessita di un momento di formazione e addestramento a riguardo.
I fornitori di servizi di Pest Management, adottando lo standard UNI EN 16636:2015, si dotano di uno strumento importante anche per la gestione documentale di tali attività.
Tutta la documentazione può essere disponibile sia in formato cartaceo sebbene, sempre più frequentemente, si stiano diffondendo modalità di uso e distribuzione dei documenti di tipo elettronico, anche attraverso piattaforme online. In questo caso, è necessario garantire la funzionalità e l’accesso alle piattaforme in maniera costante, soprattutto per la gestione di emergenze, verifiche e ispezioni non annunciate e quant’altro richieda un riscontro immediato delle attività svolte. Pertanto, anche la qualifica del fornitore dei supporti digitali è, quindi, un passaggio fondamentale.
Fonte: https://www.alimentinews.it/
Francesco Fiorente
Consulente in Pest Management